Dividere le attività in gruppi è una strategia di produttività efficace che si basa sull’organizzazione di attività simili insieme per portarle a termine in modo più rapido ed efficiente. Questo metodo non solo semplifica la gestione del tempo, ma aiuta anche a migliorare la concentrazione e a ridurre il passaggio da un compito all’altro, riducendo l’affaticamento mentale. Tuttavia, in alcune circostanze potrebbe non essere sempre l’opzione migliore, soprattutto quando le attività richiedono flessibilità o elaborazione immediata. In questo articolo condivido la mia esperienza personale con questa strategia, quando si è rivelata efficace e quando ho avuto difficoltà ad applicarla.
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Che cosa significa dividere i compiti in gruppi?
Il task Chunking è una tecnica di gestione del tempo che prevede il raggruppamento di attività simili e la loro pianificazione in periodi di tempo designati, anziché affrontarle in orari casuali durante la giornata. È meglio per attività ripetitive con un processo chiaramente definito.
Sebbene l’elaborazione batch abbia le sue origini nel settore manifatturiero e nell’informatica, più recentemente ha trovato impiego nella gestione del tempo e nella produttività. Si basa sul concetto che è più semplice continuare con un'attività una volta avviata e cambiare attività o gestire le interruzioni può introdurre un "costo di passaggio", che può portare a un calo della produttività fino al 40% quando si accumula. , secondo Associazione Americana di Psicologia.
Dividere le attività in gruppi è simile a: Divisione temporale/blocchi temporali, in cui dividi il tuo tempo di lavoro in periodi di tempo fissi programmati per piccole porzioni di attività. Tuttavia, a differenza del time slicing, il task slicing si concentra sul raggruppamento di attività simili in sessioni continue.
La durata di queste sessioni è ancora importante, ma gioca un ruolo meno importante della suddivisione del tempo. La divisione dei compiti è più flessibile e può essere più adatta per le persone che lavorano nel proprio tempo libero.
Le tecniche di segmentazione delle attività e di segmentazione temporale possono funzionare in modo simile nella pratica se si dispone di un flusso di lavoro molto semplificato.
Nota: Suddividere le attività in gruppi come tecnica di produttività ti aiuta a fare di più con meno stress mentale. Elimina il tempo sprecato dovuto al frequente passaggio da un'attività lavorativa all'altra. Ti aiuta anche a entrare in uno stato di flusso perché ti concentri su un compito per molto tempo.
Dividere i compiti è facile da implementare. Poiché non richiede funzionalità uniche, anche le app che ti consentono di dividere la giornata in blocchi possono aiutarti Divisione dei compiti. Se preferisci un approccio low-tech, anche un diario fisico funzionerà in modo eccellente.
Il modo in cui dividere i compiti mi aiuta a concentrarmi ed essere produttivo
Negli ultimi mesi ho introdotto lentamente la suddivisione delle attività nel mio flusso di lavoro ed è stata un'esperienza gratificante. Mi ha fatto sentire meno ansioso e meno stanco e non tornerò mai più a pianificare ogni minuto della mia giornata lavorativa.
Esistono due modi principali per utilizzare la suddivisione delle attività: suddivisione delle attività tradizionale, in cui le attività vengono raggruppate in blocchi orari di un singolo giorno, e suddivisione delle attività giornaliere, che prevede l'assegnazione di interi giorni della settimana a tipi specifici di attività.
La tradizionale divisione dei compiti è più coerente con il tipico programma di lavoro di un individuo in cui i diversi compiti devono essere completati prima della fine della giornata. D’altro canto, la suddivisione delle attività quotidiane è difficile da integrare in un ambiente di lavoro tradizionale e funziona meglio per i liberi professionisti o i dirigenti senior che sono più interessati al quadro generale che alla gestione attiva quotidiana dell’azienda.
Personalmente, la suddivisione tradizionale delle attività è più adatta al mio flusso di lavoro rispetto alla suddivisione delle attività quotidiane.
Quando formulo un programma per la giornata, inizio elencando tutte le attività che devo svolgere. utilizzo Microsoft da fare (Multipiattaforma e funziona offline) Ma ce ne sono molti Altre ottime opzioni per la gestione delle attività.
In questa fase del piano, la tempistica è meno importante dell’attività stessa. Una volta che ho un elenco di cose da fare, posso identificare le attività che implicano un processo simile e raggrupparle in blocchi. Un blocco qui è una raccolta di attività che devo eseguire entro un intervallo di tempo.
Utilizzo Google Calendar per creare questi blocchi, taggarli e pianificarli come eventi live nel mio calendario. Posso avere fino a cinque blocchi in un giorno, insieme ad attività più piccole che non rientrano in nessun blocco.
Consigli: L'intervallo di tempo dovrebbe essere specificato quando si pianifica la giornata, ma può essere specifico o flessibile come preferisci nella pratica.
Ad esempio, come scrittore, selezionerei tutte le attività che implicano la scrittura e le inserirei in un unico blocco di scrittura. Durante quel blocco non farò altro che scrivere. A seconda del tempo, potrei fare una o due pause, ma torno sempre a scrivere.
Ci sono alcuni principi da tenere a mente quando si utilizza la suddivisione delle attività nel programma di lavoro:
- Nessuna interruzione: è molto importante evitare interruzioni durante un determinato periodo di tempo, sia che si tratti di un'altra attività in programma o di un'attività non pianificata. Se succede qualcosa mentre ti trovi in un periodo di tempo specifico, potrebbe essere meglio prendere nota per farlo in seguito piuttosto che abbandonare l'attività corrente.
- Fai delle pause tra le attività: dovresti fare una pausa proporzionata dopo un lungo periodo di attività. La tecnica tradizionale del Pomodoro non è adatta per dividere i compiti in gruppi, ma è possibile modificarla effettuando sessioni più lunghe, ad esempio un periodo di 90 minuti seguito da un periodo di riposo di 20 minuti.
- Organizzazione in base alle priorità: Non tutti i compiti urgenti sono importanti e non tutti i compiti importanti sono urgenti. È importante stabilire le priorità anche quando lavori in gruppo. Capire cosa è necessario fare è la parte più importante della pianificazione.
Quando dividere i compiti in gruppi non è appropriato?
Dividere i compiti in gruppi non è appropriato per ogni situazione. È una tecnica particolarmente efficace negli ambienti in cui concentrazione e attenzione hanno la priorità, quindi non è l'ideale in ambienti in cui problemi urgenti richiedono attenzione immediata, come il servizio clienti o la risposta alle emergenze.
Inoltre, il raggruppamento delle attività potrebbe non funzionare bene per attività altamente urgenti, poiché dà priorità al processo rispetto al risultato. Per le attività che richiedono risultati rapidi, come scrivere e ricercare un articolo, il raggruppamento delle attività potrebbe rallentarti.
Infine, quando si lavora in gruppo, raggruppare i compiti può essere difficile perché è difficile coordinare orari e priorità all’interno di un sistema rigoroso.
Consigli: Lunghe ore trascorse a raccogliere compiti possono contribuire all’affaticamento cognitivo e persino al burnout. È molto importante fare delle pause tra un blocco e l'altro e conoscere i propri limiti.
Sebbene il raggruppamento delle attività non sia adatto a tutti i flussi di lavoro, è un'ottima tecnica di gestione del tempo che può aumentare notevolmente la produttività e, se utilizzata correttamente, farti sentire bene per ciò che hai realizzato alla fine della giornata. Ora puoi visualizzare Strumenti di intelligenza artificiale che gli autori di contenuti possono utilizzare per migliorare il proprio flusso di lavoro.
